Respekt, Eigenverantwortung und Struktur sind die wirklichen Maßstäbe guter Meetings - egal ob wir in Präsenz, virtuell oder hybrid zusammenarbeiten
Seit dem Beginn der Pandemie wachsen die Möglichkeiten, virtuelle Zusammenarbeit zu gestalten. Zoom, Teams und Webex dürfen auf keinem Laptop mehr fehlen. Auch ein bunter Strauß an Kollaborationstools zur Unterstützung der Workshopmoderation wie Miro, Padlet und Mentimeter verbreiteten sich in rasender Geschwindigkeit. Die neuen technischen Möglichkeiten wurden urplötzlich zum unterschwelligen „Muss“ in jedem Meeting. Wer sich heute nur auf PowerPoint-Präsentationen stützt, der gilt als unkreativ und old school. Innovativ, agil und interaktiv sind die neuen Leitlinien für ein gelungenes Meeting.
Zoom-Fatigue – eine neue Erscheinung von Meeting-Müdigkeit?
Und obwohl sich die Meetingmoderatoren große Mühe geben, mit möglichst viel Abwechslung, bunten Tools und Icebreakern die Leute in den Meetings bei Laune zu halten, haben die meisten Menschen schon lange keine Lust mehr auf „virtuell“. Der Begriff „Zoom-Fatigue“ ist schon längst in aller Munde. Stundenlange Online-Meetings ohne Pausen, ohne Struktur und ohne Ergebnisse. So rennen die Tage dahin - zum Arbeiten kommen viele erst am Abend nach dem ellenlangen Meetingtag. Der Wunsch ist groß, wieder zurück in die Büros zu kehren, wieder den persönlichen Kontakt zu suchen, mehr Zeit zum Arbeiten zu haben und sich nicht in stundenlangen Online-Meetings aufzuhalten.
Ein romantisierender Denkfehler hat sich eingeschlichen. Wenn man sich zurückerinnert, an die „gute, alte Bürozeit“, dann gab es auch damals eigentlich keinen entscheidenden Unterschied zum Virtuellen Jetzt. Der Büroalltag vor Corona war auch schon geprägt von ermüdenden und nicht enden wollenden Meetings. Das wird nur leider häufig vergessen.
Gute Meetings brauchen Struktur, offene Kommunikation und eigenständiges Denken
Meetings erfüllen ihren Sinn, wenn aus ihnen klare Anweisungen entspringen und Energie für die Weiterarbeit entfacht wird. An dieser Stelle ist egal, ob virtuell, hybrid oder physisch. Meetings sollten effizient und strukturiert sein. Es sollte vorab geklärt sein, für welchen Zweck wir ein Meeting überhaupt benötigen (oder ob die Frage in einem anderen Format viel effizienter geklärt werden kann). Wie lange sollte das Meeting sinnvollerweise gehen? Und wer muss wirklich teilnehmen?
Durch einfache Regeln wie Vorbereitung, Pünktlichkeit, klare Meeting-Agenda und ein Check-in, um alle Beteiligten zu fokussieren, können wir jedes Meeting effizienter machen. Der Fokus sollte nicht auf den besten Gestaltungsideen liegen, sondern auf einfachen Regeln und Struktur. Neue Tools sollten nur eingesetzt werden wenn sie auch wirklich sinnvoll sind. Die Rollen sollten klar verteilt sein, ein Moderator ist genauso wichtig wie ein Timekeeper, der die nötigen Pausen einräumt und auf zu ausgedehnte Diskussion hinweist. Nicht zuletzt sollte man sich immer wieder bewusst machen, dass jeder Teilnehmer eines Meetings für den Erfolg dieses Meetings mitverantwortlich ist.
Virtuelle Meetings sind nicht scheinbare Meetings – wir sind zusammen in Interaktion mit anderen
Ein weiteres Schlüsselelement: Respekt steht an erster Stelle. Respekt vor der Zeit, die das Gegenüber gerade in das Meeting steckt und allen Anwesenden seine Aufmerksamkeit schenkt. Virtueller Meetingteilnehmer zu sein bedeutet nicht, nur im Hintergrund dabei zu sein, stumm bleiben zu dürfen und die Kamera auszulassen. Der Begriff „virtuell“ scheint hier in die Irre zu führen. Wenn man nach „virtuell“ im Duden sucht, kommt man zur Definition: "nicht echt, nicht in Wirklichkeit vorhanden, aber echt erscheinend“. Die Bezeichnung „digitaler Raum“ wäre vielleicht doch angemessener. Denn auch wenn wir uns nicht in Präsenz gegenübersitzen, sind wir doch alle miteinander in einem Raum, der wirklich existiert, verbunden und verbringen alle zum gleichen Augenblick unsere Zeit mit den gleichen Inhalten.
Natürlich ist jeder an einem anderen Ort, aber vielleicht würde es uns helfen, wenn wir uns bewusst machen, dass wir trotz der Distanz irgendwie zusammen sind. Und wie geht das? Ganz einfach: Fangen wir doch mal alle an, unsere Kameras einzuschalten, und die eingeschaltet zu lassen. Keine Ausreden, keine schwarzen Bildschirme und keine Selbstgespräche mehr. Wir sollten interagieren, uns gegenseitig Feedback geben und aufeinander eingehen. Respektvoll ist auch, wenn man ausgeschlafen ist, sich angezogen hat und ein Auftreten hat, als würde man ins Büro gehen.