„Stop starting, start finishing“ – Wie du dein Leben mit Kanban ordnest

Wer kennt das nicht? Neben Job, Familie und Freunde schwirren noch viele kleine und größere Alltagsaufgaben umher, die wir so gerne vor uns herschieben. Es fällt uns leicht, Dinge anzufangen, aber schwer diese auch zu Ende zu bringen. Das ist frustrierend und kann sich langfristig auf unsere psychische Gesundheit auswirken. Denn umso mehr Aufgaben hinzukommen, desto mehr haben wir das Gefühl, den Überblick zu verlieren und irgendwann gar nicht mehr zu wissen, wo wir anfangen sollen. Leider vergessen wir die Sachen, die schon vor einem Jahr auf der To-Do-Liste standen, nicht, sondern verdrängen diese nur. So setzt sich unsere innere Aufgabenliste immer weiter fort und löst Druck- und Stressgefühl aus. Nur wer Aufgaben abschließt, kann auch mental eine Sache loslassen. Kanban ist eine effektive Methode aus dem agilen Organisationskontext, die sich auch hervorragend dafür eignet, seinen persönlichen Verpflichtungen strukturiert nachzugehen und Freiheit und Selbstbestimmtheit über sein Leben zu gewinnen.


Persönliche To-Do Listen hat sicherlich jeder, ob schwarz auf weiß, digital oder nur im Kopf. Darauf stehen Sachen wir Reparatur des Kühlschranklichtes, Vorsorgetermin beim Zahnarzt, Patentante anrufen, Rechnungen überweisen, Steuerklärung, Fotoalbum vom letzten Urlaub erstellen und so weiter. Das sind Aufgaben die neben der alltäglichen Routine, zu der zum Beispiel Einkaufen, Essen kochen und Putzen gehören, sowie den beruflichen Verpflichtungen dazu kommen und für die wir so oft einfach keine Zeit finden. Die Dringlichkeit der Aufgaben ist meist nicht hoch genug, sodass wir sie hervorragend vor uns herschieben können, auch wenn sie persönlich wichtig sind. Zudem tendieren wir eher dazu, mit vielen Sachen gleichzeitig anzufangen, um wenigstens etwas getan zu haben. Die Nummer vom Zahnarzt ist schon herausgesucht, die Fotos vom Handy bereits auf den PC übertragen oder die Rechnung nach der ersten Mahnung schnell überwiesen. Doch es bringt uns nicht viel, wenn wir über Monate hinweg verschiedene Dinge anfangen, aber keine einzige abschließen. Es ist demotivierend, nichts zu schaffen. Es steigert den Frust und wir haben das Gefühl, die Dinge nicht im Griff zu haben und nur in Notfällen zu reagieren - sogenanntes „Fire fighting“ betreiben (z.B. bei Mahnungsgebühren oder starken Zahnschmerzen). Ich habe für mich Kanban auch im privaten Bereich entdeckt und möchte meine Erfahrungen gerne mit euch teilen.


Die Kanban-Methode wurde in den 50er Jahren zur Verbesserung der Wertschöpfungskette bei Toyota Motor Corporations entwickelt und hat sich mittlerweile weltweit in vielen Produktions- und Entwicklungsbereichen etabliert. Sie zählt zu den agilen Methoden und findet gerade in der „New Work“-Bewegung starken Zuspruch. Wer sich einen Überblick zum Thema agile Teamarbeit in Organisationen verschaffen möchte, dem kann ich das Mitmach-Buch „Teamwork agil gestalten“ von Alois Summerer und Paul Maisberger empfehlen. Aus der Organisation heraus kann man Kanban aber auch gut für die private Planung nutzen und so sein Leben besser strukturieren. Die Kanban-Methode beschreibt wesentliche Praktiken, die zum Erfolg und zur Effizienzsteigerung führen und die wir uns für unsere Alltagsherausforderungen zu Nutze machen können:


Visualisierung des Arbeitsprozesses


Das Wichtigste ist, sein Vorhaben, die Fortschritte und damit auch die Erfolge festzuhalten und transparent zu machen. Auch wenn manche Menschen behaupten, sie können alles im Kopf behalten, so viel Speicherkapazität hat unser Arbeitsgedächtnis nicht. Dinge zu visualisieren, ermöglicht effiziente Koordination und Priorisierung und ermöglicht dadurch auch loszulassen und Platz für Neues zu schaffen. Das persönliche Kanban-Board kann kreativ nach den eigenen Bedürfnissen angefertigt werden. Es kann physisch gebastelt werden, eine Wand mit Sticky Notes oder ein Whiteboard sein, oder man bevorzugt eine digitale Lösung. Als Bild zum Beitrag teile ich mit euch einen Ausschnitt aus unserem persönliche Family Board. Ich nutze das Kanban-Board nicht nur für mich allein, sondern mein Mann und ich koordinieren unsere Aufgaben und Termine gemeinsam darüber. Wir haben das Board über das frei verfügbare Online-Tool Trello aufgebaut, welches wir nun schon knapp zwei Jahre erfolgreich für uns nutzen. Dadurch fühlen wir uns gut abgestimmt und das Board wurde immer weiterentwickelt, sodass es unseren Bedürfnissen gerecht wird. Zunächst gibt es eine lange To-Do-Liste, die Backlog 2020, wo wir erst einmal alles sammeln, was wir uns vornehmen. Diese Liste ist in stetiger Veränderung, da neue Aufgaben und Ideen hinzukommen, aber auch abgearbeitet werden oder sich von selbst erledigen und wieder verschwinden. Zu Beginn eines jeden Monats priorisieren wir von dieser Liste Aufgaben, die wir in kommenden Monat erledigen wollen oder auch müssen. Die Aufgaben kommen dann in den Monthly Tasklog. In diesem Schritt ist es wichtig, die Aufgaben so herunterzubrechen, dass eine einzelne Aufgabe an einem Tag erledigt werden kann. Zum Beispiel ist es kaum möglich, die Steuererklärung an einem einzigen Tag fertigzustellen. Aber ich kann an einem Tag damit anfangen, alle notwendigen Unterlagen herauszusuchen und mich zu einem späteren Zeitpunkt Kapitel für Kapitel durcharbeiten. Auch ein ganzes Buch zu lesen, wird für einen Tag schwierig. Es ist wahrscheinlicher, dass ich überhaupt mit dem Buch anfange, wenn ich mir zunächst Kapitel 1 vornehme, und ein paar Tage später Kapitel 2 und so weiter. Die Aufgaben, die gestartet wurden, kommen direkt in die Work in Progress-Liste. Abgeschlossene Aufgaben kommen in die Monthly Done-Liste, damit wir später noch einmal zurückblicken können.


Wenn das Board von mehr als einer Person genutzt wird, ist es hilfreich, einen Verantwortlichen pro Aufgabe zu ernennen. Das bedeutet nicht, dass diese Person allein die Aufgabe erfüllen muss, aber dass die Person das Thema im Auge behält und treibt. Das Tool Trello ermöglicht pro Aufgabe ein Foto der verantwortlichen Person hinzuzufügen. Zudem kann man auch Fristen an Aufgaben setzen, Checklisten anfertigen, Notizen hinterlegen oder zu den Themen miteinander per Kommentarfunktion zu kommunizieren. Für sehr Ordnungsbedürftige gibt es auch die Möglichkeit, Themen nach Farben zu ordnen und nach Farben und Personen zu filtern. Trello ist von jedem Gerät aus zugänglich. Wenn mir zum Beispiel in der Straßenbahn oder beim Einschlafen eine neue Idee kommt, dann halte ich es schnell im Backlog fest und kann zu einem späteren Zeitpunkt nochmal genau überlegen, was als nächster Schritt getan werden muss. Wie ihr seht, bin ich ein großer Fan des Tools. Doch es gibt auch noch ganz viele andere, großartige Möglichkeiten gibt, wie man sein persönliches Board umsetzt.


Das Pull-Prinzip


Ein weiteres hilfreiches Kanban-Prinzip ist das Pull-Prinzip. Das bedeutet, dass es eine Warteliste mit Aufgaben gibt, aus der ich mir bewusst eine Aufgabe, die ich anfangen möchte zu bearbeiten, herauswähle. Diese Warteliste ist für die monatliche Planung unser Backlog 2020 und für den Work in Progress das Monthly Tasklog. Durch die Planung und das Pull-Prinzip vermeide ich zum Einen, dass ich zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeite und zum Anderen, dass nur die dringlichsten Dinge in Angriff genommen werden und die wichtigen, weniger dringlichen Dinge monatelang liegen bleiben. Der Gegensatz dazu wäre die Arbeit nach dem Push-Prinzip, d.h. dass wir das anpacken, was durch Dringlichkeit oder durch eine externe Aufforderung (z.B. durch Behörden) auf der Liste landet. Damit gebe ich die Kontrolle über das, was für mich wichtig ist zu erledigen, ab. Langfristig frustriert es, weil ich dadurch ein Stück Selbstbestimmtheit verliere.


„Work in Progress“ begrenzen


Besonders wichtig ist, dass man die Aufgaben in der In-Bearbeitung-Liste auf eine niedrige Anzahl begrenzt. Ansonsten kann genau das passieren, was ich vermeiden will: Dass ich zehn Dinge und mehr gleichzeitig versuche zu schaffen und am Ende nichts auf die Reihe bekomme. Mit einer begrenzten Anzahl können wir uns auf wenige Aufgaben konzentrieren. Durch den Fokus sind wir nicht abgelenkt und müssen uns nicht immer wieder neu in Aufgaben hineindenken, was natürlich Zeit und Energie frisst. Schließlich ist schon längst bekannt, dass es wahres Multitasking nicht gibt und dass wir weniger effizient sind, wenn wir an mehreren Tasks gleichzeitig arbeiten. Außerdem schaffen wir so die Voraussetzung, die Zeit zu nutzen, um etwas fertig zu stellen. Denn trotz schlauen Weisheiten wie „der Weg ist das Ziel“ und trotz Glücksgefühlen durch Flow-Erlebnisse während des Arbeitens gibt uns vor allem das Erleben, etwas erfolgreich zu Ende gebracht zu haben, ein gutes, verstärkendes und motivierendes Gefühl. Setzt euch daher eine Grenze, wie viele Sachen ihr gleichzeitig anfangen wollt bzw. parallel bearbeiten könnt. Wir haben für uns die Grenze bei fünf Aufgaben gesetzt, da wir zwei Personen sind, die an dem Tasklog arbeiten. Für ein individuelles Backlog empfehle ich eher ein Maximum von drei Aufgaben, was aber abhängig von der insgesamt zur Verfügung stehenden Zeit ist. Erst wenn die Anzahl der ausstehenden Aufgaben unter der bestimmten Begrenzung liegt, habe ich Kapazität etwas Neues anzugehen. Weil ich anfangs meine Aufgaben priorisiert habe, sollte es hier auch keine Dringlichkeitsprobleme geben. Falls doch spontan eine neue Pflicht dazukommt, dann wird das am wenigsten Wichtige wieder zurück in die Tasklog geschoben. Dies sollte aber eher der Ausnahmefall sein. Mit dem Prinzip “Work in Progress” zu minimieren, vermeidet ihr, dass ihr den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr seht. Alles was nicht in Bearbeitung ist, interessiert uns in dem Moment nicht, egal wie lang die Backlog ist. Durch die Dokumentation habe ich die Sicherheit, dass nichts in Vergessenheit gerät.


Reflexion und Feedback


Nicht zuletzt ist Reflexion und Feedback ein weiteres wichtiges Prinzip, dass nicht nur für Kanban sondern für alle agilen Ansätze zentral ist. So macht es Sinn zumindest am Ende eines jeden Monats einmal zurückzublicken auf das, was man geschafft hat. Es kommt nicht selten vor, dass unser Gefühl sagt, wir haben nichts geschafft und der Blick auf die Done-Liste uns das Gegenteil beweist. Das steigert natürlich unsere Laune und die Motivation für den nächsten Monat. Zudem sollten wir reflektieren, wenn etwas nicht so gut bzw. wie geplant gelaufen ist und Schlüsse ziehen, was wir noch verbessern können. Sind die Aufgaben vielleicht nicht klein genug formuliert oder habe ich mir zu viel vorgenommen? Oder gab es zu viele Dinge, die spontan erledigt werden mussten und mich in meinem Plan gestört haben? An was könnte es gelegen haben? Kann ich es in Zukunft besser beeinflussen oder muss ich mehr Luft für spontane Sachen lassen? Auch wenn es widersprüchlich klingt: Habe ich auch genug ungeplante Zeit eingeplant, um meinen Hobbies und Leidenschaften nachzugehen und auch mal ein paar Verschnaufpausen zu haben? Im Anschluss an die Reflexion empfiehlt es sich direkt die Priorisierung und Planung für den kommenden Monat anzuschließen. Wenn man ein solches Board als Familie nutzt, kann die Reflexionsrunde außerdem dafür genutzt werden, sich gegenseitig Feedback zu geben: Was hat zum Beispiel gut funktioniert und sollte beibehalten werden und wo hätte ich mir mehr Zeit oder Unterstützung gewünscht. Auch wenn es vielleicht zunächst etwas steif klingt, einen Termin zur gemeinsamen Reflexion mit seinem Partner zu machen, hat dies eine positive Auswirkung auf die Kommunikation und das Zusammenleben. Denn Feedback im Familienalltag gehört bei den meisten eher zur Seltenheit.


Die Praktiken nach Kanban lassen sich beliebig ausdehnen, wir verbinden zum Beispiel die Reflexion zudem mit einem Blick auf die monatlichen Ausgaben und Einnahmen. Außerdem koordinieren wir unsere Termine im gleichen Board über sogenannte Weekly Logs und haben so eine praktische Methode für uns gefunden. Wie ihr seht, sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Des Weiteren kann man auch gute Vorsätze in das Board integrieren, zum Beispiel täglich 20 Minuten Sport zu treiben oder auf Schokolade zu verzichten. Bei Letzterem wäre die To-Do-Liste somit noch um eine Not-To-Do-Liste ergänzt. Und wer es schafft, seine guten Vorsätze einzuhalten, darf dies auf seine Erfolgsliste schieben. Wer sich gerne